【画像付き】Slackのファイル共有の方法｜共有の注意点も紹介

2022-06-26

この記事ではSlackのファイル共有の方法や、注意点をご紹介します。

Slackでファイル共有をする方法

Slackチャンネルでファイルを共有する方法は以下の通りです。

+ボタンを押すと、「最近使用したファイル」「コンピューターからアップロード」の2つの選択肢が添付欄に出てきます。

すでにSlack上でアップロードしたファイルであれば、「最近使用したファイル」、初めてアップロードするファイルは「コンピューターからアップロード」を選択します。

フォルダ選択をしたうえで、アップロードしたいファイルを選択し、「開く」のボタンを押します。

メッセージボックスにファイルが現れるため、問題なければ送信ボタンを押します。
※もし間違ったファイルをアップロードしてしまった場合、ファイルの右上の×ボタンを押せば、削除できます。

上記の手順を踏まずとも、Slackのメッセージボックスにファイルをドラッグ&ドロップをしてもファイルをアップロードできます。

複数ファイルをアップロードしたい場合に、複数選択してドラッグ&ドロップすることで、時間短縮につながります。

Slackは外部のクラウドストレージサービスと連携し、直接ファイルをアップロードすることも可能です。

Appボタンを押し、連携したいサービスを選択します。（すぐに見つからない場合は、検索窓で検索するとよいでしょう。）

例えばDropboxの場合、左側の「Slackに追加」ボタンをクリックし、ログイン・連携許可をすれば完了です。

連携完了後、ファイル共有時に添付欄に新たに「Dropbox」が追加され、選択をするとDropboxからファイルを直接共有できるようになります。

ファイル共有には注意点も存在します。

まず、1度にSlackにアップロードできるのは1GBまでです。1GB以上のファイルは送信ができませんので、ご注意ください。

またSlackはプランによってアップロードできるファイル容量にも制限があります。

ファイル上限を超えてもファイルをアップロードすることはできますが、古いファイルが自動的にアーカイブされてしまうため、注意が必要です。

外部組織とやり取りをするための機能であるSlackコネクトは、ファイルのアップロードを管理・制限ができます。

ファイル共有設定はSlackの管理者のみが変更できます。
※メニューの「設定とその他管理項目」→「ワークスペースの設定」→「権限」タブで変更

もし管理者でない場合は、管理者に変更してもらいましょう。

Slackはプライバシーにも力を入れており、チャンネルで共有されたファイルは限られたメンバーしか閲覧することはできません。

しかし、誰がどのファイルをアップロードしたかや、そのファイルの権限が適切かどうかを管理するのは難しいといえます。

メンバーのファイルの誤共有を避けるためにもルールなどを定めておくとよいでしょう。

「仮にファイルの運用ルールを定めても、しっかり守られるかわからない…」

そこでおすすめなのがSaaSの管理プラットフォーム「SAASCORE」。
SAASCOREなら下記3つの機能でSlackのファイル共有を管理できます。

それぞれの機能について、詳しく説明します。

SAASCOREはSlackやGoogleドライブなど、社内で利用・共有されているすべてのファイルのオーナー、共有範囲を一覧で確認できます。

「アクセス権限」「共有者」などでフィルタリングもできるため、いつどのような共有を行ったのかも簡単に管理が可能です。

インターネットに公開されているファイル・ゲストが閲覧できるなど、特定の条件のファイルが発見された場合に、アラートがあがる仕組みがあります。

この機能を低規定に確認するだけで、危険な権限設定のファイルをなくすことができるようになります。

SAASCOREはファイル共有の期間を設定することもできます。

そのため「ファイルを共有しっぱなし」になる可能性をなくすことができるのです。