SaaSライセンス管理の現状と課題を聞いてみた｜対策の方法も紹介

2022-03-06

SaaSの利用数が多くなってきた昨今では、ライセンス管理も煩雑さを増しています。

この記事では、ライセンス管理の現状と対策についてご紹介します。

企業のSaaSのライセンス管理の現状

SaaSを利用している方10名にライセンス管理の状況をヒアリングしました。

まずはライセンス管理をどの程度しているかを質問してみました。

十分にできていると回答した人は全体の30%しかおらず、大半は何かしらの課題を感じているようです。

次に、上記の質問で何かしらの課題を感じている場合、具体的にどのような課題を感じているのかという質問です。

そもそもライセンス管理はどのようにすればいいのか分からないため、何から手をつければいいのか分からないのが課題。（製造業経理/財務）
現状誰がどのようなライセンスを持っているかが不明。（製造業営業企画部）
各SaaSのポータル画面でライセンス管理はしているが、アクティベーションとディアクトの依頼に対して対応処理が追いつかない。（システムインテグレーター情報システム部）
どの組織もCoE的な管理をやりたがらないのが第一の問題。（製造業で自たらいゼーション推進部）

感じている課題感は「現状全く管理できていなく、どこから始めていいのかわからない」「管理しようとしているが、対応が追い付いていない」の2パターンに分かれました。

上記のアンケートでもわかるように、企業によってはライセンス管理があまりできていないようです。

しかしライセンス管理をすることは次の2つの理由で重要と言えます。

SaaSの契約形態にはいくつかの種類があり、それぞれかかるコストも異なります。

導入当初と状況が変わり、本来必要ないプランを使い続けている可能性もあります。

ライセンス管理をしていれば、どのSaaSをどの形式で契約しているかがわかるため、適切な判断ができるのです。

SaaSには提供元が定めた使い方がありますが、ライセンス管理ができていないとライセンス違反をしてしまうリスクが高まります。

ライセンス違反の例として、有料のSaaSを無償で利用してしまったり、アカウント数に限りがあるのに超過して利用してしまったりするケースが挙げられます。

もしライセンス違反をした場合、罰金や懲役などの法的罰則だけでなく、ライセンス違反をした企業であることが知られることで、社会的信用も失ってしまいます。

それでは、SaaSのライセンス管理をするためには、下記2点が大切です。

SaaSの利用数は年々増えてきており、各部署や個人で自由に導入を進めてしまっている場合が多くあります。

中にはすでに利用していないアカウントが存在したり、ライセンスが適切ではなかったりすることもあります。

まずは誰がどの権限でSaaSを利用しているのかを一元管理をする仕組みを作ることが大切です。

そのうえで割り当てられているライセンスが適切かを判断する責任者をつけるとよいでしょう。

上記に加えて、「定期的に」ライセンスを見直す機会を作ることも重要です。

入社や退職、組織変更によってこれまで割り当ててきたライセンスが適切でなくなってしまう可能性があります。

定期的に見直すことで、適切なライセンス割り当てが継続されるのです。

ここまででSaaSのライセンス管理の重要性について説明してきましたが、数多くのSaaSをすべて管理するのはかなり手間がかかります。

そこでおすすめなのが、SAASCOREの利用。

SAASCOREは誰がどんなSaaSを利用しているかだけでなk、IT管理者・アプリ管理者など、ロールをつけて従業員を管理することができます。そのため責任者を明確にしたうえで、ライセンス管理を進められるのです。